I. Persiapan Awal (H-2/H-1)
1. Penjadwalan
Jadwalkan *meeting* Zoom. Pastikan topik, tanggal, waktu, durasi, dan Zona Waktu (WIB/GMT+7) sudah benar.
2. Keamanan
Aktifkan *Passcode* dan atur *Waiting Room*. **Wajib** nonaktifkan *Join before host*.
3. Desain Poster
Buat desain poster kajian yang menarik dan informatif, **maksimal H-2**, mencakup semua detail acara.
4. Link & Passcode
Salin (*Copy*) *Invitation Link* dan *Passcode* yang sudah fix untuk disebarkan.
5. Verifikasi Host
Pastikan akun memiliki izin *Recording* (Lokal/Cloud) dan *Live Streaming* (jika diperlukan).
II. Penyebaran Informasi
6. Materi Sebar
Susun *caption* yang jelas: Topik, Pemateri, Waktu, Link, dan Passcode. Cantumkan kontak panitia.
7. Distribusi
Sebarkan materi ke grup-grup. Berikan pengingat (**Reminder**) 1-2 jam sebelum acara dimulai.
III. Saat Acara (Teknis & Recording)
8. Masuk Host
Masuk ke *meeting* 30 menit sebelumnya. Pastikan Anda (operator) menjadi **Host utama**.
9. Pengaturan Awal
Aktifkan *Mute All* dan atur agar peserta tidak bisa *Unmute* sendiri untuk menjaga ketertiban.
10. Co-Host
Tetapkan pemateri/panitia sebagai **Co-host** untuk membantu manajemen dan *chat*.
11. Mulai Record
Klik **Record** saat kajian resmi dimulai. Pilih **Lokal** (*on this Computer*) atau **Cloud**.
12. Live Stream
Klik **Live** di menu "More" dan pilih platform tujuan (YouTube/FB). Verifikasi *stream* berjalan lancar.
13. Mute Peserta
Segera *Mute* peserta yang lupa mematikan *mic*. Hapus peserta yang mengganggu ketertiban.
14. Pantau Chat
Pantau *chat* untuk pertanyaan Q&A dan laporan teknis. Jawab laporan teknis dasar.
IV. Pasca Acara
15. Stop Record
Klik **Stop Recording** segera setelah pemateri selesai (sebelum pengumuman penutup).
16. End Meeting
Klik tombol **End** lalu pilih **End Meeting for All**. Jangan hanya *Leave Meeting*.
17. Pemrosesan File
Tunggu konversi *file* lokal selesai atau notifikasi *link* Cloud. Rapikan nama *file*.
18. Distribusi
Unggah ke *platform* (*YouTube/Drive*) dan sebarkan *link* rekaman ke grup-grup peserta.